Tips Mengatur Waktu : Memaksimalkan Manajemen Waktu ala Prinsip Pareto - Vilfredo Pareto, seorang pakar ekonomi dan sosiolog yang hidup di abad ke-19, merupakan orang yang paling dikenal untuk hukum tentang distribusi pendapatan di masanya. Beliaulah orang yang melahirkan Prinsip Pareto atau aturan 80/20. Pareto juga adalah salah satu orang pertama yang menganalisis masalah ekonomi menggunakan perhitungan matematika. Pada akhir tahun 1800-an, ia mengamati bahwa 80% tanah di Italia dimiliki oleh hanya 20% penduduk saja. Sedangkan di bidang perkebunan, ia mengamati bahwa 20% dari benih yang ada di kebunnya menghasilkan 80% kacang polong yang dipanennya kelak. Dan dengan demikian, lahirlah Prinsip Pareto atau aturan 80/20 ini.
Mau Sukses Jadi Pengusaha Muda? saya ada tipsnya, baca disini
80/20 Prinsip Pareto Manajemen Waktu tips mengatur waktu dengan baik
Setelah Pareto mengembangkan formula 80/20 temuannya, peneliti lain juga mengamati fenomena serupa dalam bidang mereka sendiri. Seorang pakar manajemen mutu, Dr. Joseph Juran, juga mengakui fenomena universal yang ia sebut sebagai prinsip “vital few and trivial many” yang mirip dengan prinsip Pareto. Menurut pengamatan Dr. Juran tentang prinsip ini, 20% pekerjaan selalu bertanggung jawab atas 80% hasil.
Hampir semua orang berusaha untuk mencapai keseimbangan dalam segala sesuatu yang mereka lakukan dalam hal apa pun, dan itulah yang disarankan dan direkomendasikan oleh kebanyakan orang. Namun, aturan 80/20 menunjukkan ketidakseimbangan yang memiliki keunggulan tersendiri. Percaya atau tidak, justru ketidakseimbangan proporsi inilah yang benar-benar dapat menghasilkan manfaat luar biasa jika mereka mampu meresponsnya secara bijak.
Aturan Pareto dapat secara efektif digunakan untuk memisahkan penyebab utama (yang sedikit atau “vital few”) dari carut-marutnya masalah (yang banyak “trivial many”). Analisis semacam ini memfokuskan perhatian Anda untuk mengatasi penyebab utama dari masalah yang dihadapi daripada membuang-buang waktu untuk mengurusi “hal-hal sepele”. Meskipun, Prinsip Pareto awalnya diterapkan untuk mengukur pendistribusian kekayaan (20% orang memiliki 80% kekayaan) dan Juran terhadap kualitas (20% kesalahan menyebabkan 80% masalah), selama bertahun-tahun prinsip 80/20 telah dinyatakan dalam sejumlah cara yang berbeda dan berlaku universal.
Prinsip 80/20 di Bidang Manajemen
Prinsip Pareto atau aturan 80/20 membuktikan bahwa hampir setiap bidang manajemen bisa diterapkan, contohnya adalah beberapa hal di bawah ini:
(A) 20% pelanggan mengontribusikan 80% penjualan;
(B) 20% dari produk atau jasa sebuah perusahaan menghasilkan 80% keuntungan;
(C) 20% persediaan khusus membutuhkan 80% ruang penyimpanan;
(D) 20% pemasok berkontribusi pada 80% persediaan;
(E) 20% tenaga penjualan mendatangkan 80% penjualan;
(F) 20% dari staf Anda akan menyebabkan 80% dari masalah anda;
(G) 20% dari staf perusahaan akan menampilkan 80% dari produksinya.
Bagian terbaik dari prinsip ini adalah mudah dipahami dan juga mudah diterapkan. Ironisnya, masih banyak individu dalam organisasi yang hanya tahu sedikit tentang hal tersebut, sehingga prinsip ini masih jarang digunakan oleh para manajer dalam menjalankan tugas kesehariannya, termasuk dalam membuat keputusan.
Cara Menerapkan tips mengatur waktu yang efektif dan efisien
Ide bahwa dengan melakukan 20% dari pekerjaan dapat menghasilkan 80% dari keuntungan memengaruhi semua manajer untuk mengeksplorasi dan berfokus pada elemen-elemen yang berada di 20% bagian terpenting tadi, daripada melakukan seluruh pekerjaan.
Jika Anda dan tim sudah memiliki tujuan bersama, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi permasalahan yang ada, kemudian diberi bobot nilai sesuai dengan tingkat kepentingan dan keterdesakannya. Dari seluruh daftar yang terkumpul, Anda dan tim ditantang untuk mencari persamaan, sumber-sumber atau benang merahnya, sehingga akan muncul pengelompokan-pengelompokan dan menghasilkan jumlah kelompok yang otomatis lebih sedikit daripada daftar permasalahan di awal tadi.
Kemudian, setiap kelompok yang terbentuk ditotalkan nilainya—yang berasal dari jumlah bobot nilai dari tiap-tiap permasalahan yang telah terkumpul ke dalam kelompok tersebut. Besaran nilai yang Anda gunakan tergantung pada jenis masalah yang Anda sedang coba untuk pecahkan. Sebagai contoh, jika Anda mencoba untuk meningkatkan laba, Anda akan memberikan skor yang tinggi atas semua aktivitas atau solusi yang mendukung peningkatan penjualan. Jika Anda mencoba untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, Anda mungkin akan memberikan nilai yang tinggi berdasarkan jumlah pengaduan yang mampu ditanggulangi.
Kelak setelah Anda selesai memberikan total nilai pada setiap kelompok, akan terlihat jelas kelompok yang merupakan prioritas bagi Anda dan tim untuk diperbaiki. Tentu saja prioritas pertama untuk dipilih adalah kelompok yang memiliki nilai tertinggi. Dengan demikian, Anda sudah menemukan faktor 20% yang merupakan jawaban atas 80% masalah yang ada. Jika Anda mengerjakannya, maka akan memberikan manfaat terbesar bagi organisasi Anda. Sedangkan untuk pilihan dengan skor terendah tidak terlalu penting untuk Anda pecahkan saat ini, karena nilai terendah menunjukkan bahwa mereka adalah bagian dari hal-hal yang terlihat banyak, tapi tidak penting. Mereka akan menghabiskan 80% sumber daya yang ada, tetapi hanya memberikan dampak 20% bagi hasil.
Contoh Penerapan mengatur waktu secara efektif
Seorang manajer telah mengambil alih pusat servis yang gagal, membentuk sebuah tim untuk mencari tahu alasan pelanggan berpendapat bahwa pelayanan yang mereka berikan kurang baik. Berikut ini adalah umpan balik yang ia terima dari para pelanggannya:
telepon hanya dijawab setelah berdering berkali-kali (8 pengaduan);
staf pelayanan tampak di bawah tekanan (4 pengaduan);
tenaga teknisi tampaknya tidak terorganisir dengan baik. Mereka perlu kunjungan kedua untuk membawa komponen tambahan. Ini berarti bahwa pelanggan harus mengambil cuti libur lebih lama untuk menunggu teknisi tersebut kembali dan memperbaiki barangnya (2 pengaduan);
pelanggan tidak tahu kapan teknisi akan tiba. Ini berarti bahwa mereka mungkin harus berada di rumah sepanjang hari sebelum teknisi datang mengunjunginya (9 pengaduan);
anggota staf tidak selalu tampak tahu apa yang harus mereka lakukan (22 pengaduan);
kadang-kadang ketika anggota staf tiba, pelanggan menemukan bahwa masalah bisa saja diselesaikan melalui telepon (29 pengaduan).
Kemudian permasalahan-permasalahan ini dikelompokkan dan diberikan bobot nilai masing-masing kelompok dari jumlah keluhannya, dan hasilnya adalah:
kurangnya pelatihan staf: poin nomor 5 dan 6 dengan bobot 51 pengaduan;
jumlah staf yang kurang: poin nomor 1, 2, dan 4 dengan bobot 21 pengaduan;
sistem operasional prosedur yang lemah: poin nomor 3 dengan bobot 2 pengaduan.
Dengan melakukan metode di atas, manajer dapat dengan mudah melihat bahwa sebagian besar masalah (69%) dapat diselesaikan dengan meningkatkan keterampilan staf (51 pengaduan). Setelah itu, dilakukan peningkatan jumlah anggota staf (21 pengaduan). Dan para akhirnya, baru memperbaiki SOP yang ada (2 keluhan).
Dengan menerapkan Analisis Pareto, manajer dapat fokus pada pokok-pokok penyelesaian masalah yang efektif, signifikan, dan relevan.
Selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dengan implementasi yang berkualitas. (Kevin Wu)
Tambahan:
1. “if you don’t measure it, you can’t control it” – Lord Kelvin. Yuk, kita selalu ukur waktu yang kita habiskan setiap minggu. Caranya? Gampang, catat yang rajin schedule/agenda di Outlook atau di smartphone kita.
2. Pastikan waktu terbesar kita habiskan untuk hal terpenting dalam hidup/karir kita. Jadi, harus ada proporsi yang sama dan hubungan erat antara prioritas dan waktu aktual yang kita habiskan.
3. Kita tidak harus sibuk, yang penting efektif; jika kita tahu the significant few, hal-hal yang sangat penting untuk hidup/karir kita dan melupakan atau menempatkan dalam prioritas rendah the trivial many, sekian banyak hal ngga penting yang sering menyita waktu kita. Belajar mengatakan Tidak dengan cerdas.Kita mesti fokus kepada 20% aktivitas yang bisa memberi impak signifikan kepada karir/hidup kita.
sumber :
